Vous avez accepté votre mission en commençant ce cours avec moi, je vous remercie de votre confiance.
Pour cette première mission, je vous propose de découvrir et organiser votre environnement.
Vidéo de 1 minute 33 secondes
Cette mission consiste à remplir deux quêtes portant sur votre environnement de travail. Avant de rentrer dans le vif du sujet, c’est-à-dire construire votre démarche qualité, il convient de préparer le terrain comme diraient nos professionnels de chantier.
Cette quête va nous permettre d’appréhender vos démarches « administratives » pour compléter votre mission. Vous trouverez dans cet accordéon des informations pour vous aider.
C’est un outil de contrôle de qualité. Les OPCO* sont chargés de vérifier votre conformité aux 6 critères définis par le décret qualité du 5 mars 2014.
Le datadock est une plateforme de déclaration, vous permettant de justifier vos démarches qualité en apportant des informations accompagnées de justificatifs, sur votre processus.
Cependant, la réforme de la formation professionnelle rend la certification Qualiopi obligatoire dès le 1er janvier 2022.
De ce fait, la déclaration Datadock n’est plus qu’une formalité.
Vous pouvez déposer votre contrat de certification Qualiopi sur la plateforme Datadock afin de valider celui-ci.
Il sera crucial pour vous d’être certifié pour être éligible aux financements de vos formations par un organisme d’État comme les OPCO, Pôle-Emploi, la Région et bien d’autres.
Pour les petits curieux voici, un rapide descriptif du Datadock
L’objectif du Datadock est de rassembler et faciliter vos démarches en une seule déclaration ; mais aussi de permettre aux OPCO d’alimenter un catalogue d’organisme de formation de qualité sur lequel se baser pour octroyer les financements.
Cet outil permet de donner l’ensemble des informations nécessaires pour répondre aux 6 critères, découpés en 21 indicateurs et fixés par les organismes financeurs adhérents au projet. Il se compose de questions, auxquelles vous aller devoir répondre dans la limite de 1000 mots et les accompagner de preuves. Votre déclaration sera étudiée à distance par une personne qui aura pour mission de valider votre conformité (ce qu’on appelle être Datadocké). Vous n’aurez aucun contact avec cette personne avant le premier contrôle de votre déclaration. Tout se passe sur la plateforme, par le biais de messages. Cette personne vous apportera des indications ou des pistes dans le cas où votre démarche et / ou vos justificatifs ne conviennent pas aux attentes du critère.
Une fois validé, vous serez référencé dans un catalogue de référence, accessible aux organismes financeurs, ce qui permettra l’éligibilité de vos formations à un financement de leur part.
Qu’est-ce que Qualiopi ?
– C’est la marque de garantie qualité des organismes de formation qui a pour but d’impulser une dynamique d’amélioration continue. Elle prend la forme d’un label qualité rigoureux et normé, sanctionné par une certification à renouveler.
Elle se base sur la loi N° 2018-771 du 5 septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » qui a pour objectif de renforcer et d’accompagner la liberté des individus dans le choix de leur formation (notamment par le fait de faciliter l’accès à la formation).
Pour obtenir cette certification, vous aller devoir faire appel à un organisme certificateur agréé par le COFRAC*.
Vous être libre de choisir celui qui vous convient parmi les organismes présents sur la liste (ici). Il est toujours recommandé de faire un comparatif des devis. En revanche, les durées d’audit sont fixées par l’Article 4 de l’arrêté du Minitère du travail n°17 du journal officiel du 8 juin 2017 (lien ici).
Les prix varient selon le chiffre d’affaires de l’OF*, du nombre de sites (centre de formation) et du type d’action de formation à certifier (bilan de compétences, actions VAE, actions de formation professionnelle, actions de formation par apprentissage).
Vous aller être audité pour vérifier votre conformité aux critères de qualité selon le référentiel national qualité (lien ici). Celui-ci se compose de 7 critères dont 32 indicateurs.
Cependant, le nombres d’indicateurs auxquels il faudra se conformer dépend de l’organisme de formation (nouvel entrant) et de l’offre de formation.
Les indicateurs seront évalués selon une échelle de conformité à des éléments observables prédéfinis par le guide du référentiel national qualité, que je détaillerai également pendant la formation. Les échelons de non-conformité sont : non-conformité mineure et non-conformité majeure que nous allons voir ci-dessous.
La durée de validité de la certification est de 4 ans pour ceux qui ont été certifiés avant le 1er janvier 2021 et de 3 ans pour les certifications remises après le 1er janvier 2021
Entre 15 et 20 indicateurs à remplir
22 indicateurs du tronc commun à remplir
24 indicateurs à remplir
28 indicateurs à remplir
32 indicateurs à remplir
9 indicateurs du tronc commun au lieu de 22
32 indicateurs
Comme nous avons pu le citer ci-dessus, votre organisation sera évaluée selon une échelle de conformité. Celle-ci se compose de plusieurs échelons
Voici un petit exemple du déroulement qui vous attend pour réaliser votre mission. Vous aurez l’occasion pendant cette formation de vous tester selon les critères de certification afin d’être confiant dans la ligne de construction du système de qualité que vous aller mettre en place. L’audit blanc est optionnel, mais je le recommande afin de bien se préparer pour les autres audits. Plus on connait le sujet, plus on est à même de l’entreprendre comme il faut pour atteindre les objectifs.
Celui-ci permet d'avoir un aperçu de l'organisation de l'audit mais aussi d'être conseillé sur des pistes de cohérence, d'améliorations d'un point de vue différent du vôtre et surtout d'un professionnel qualité.
Aussi appelé l'audit initial. Celui-ci peut s'effectuer à distance (situation sanitaire oblige). L'auditeur précisera les conditions d'audit à votre inscription. Il permet de contrôler votre système qualité dans le respect du référentiel.
Celui-ci se tient si vous avez des points de non-conformité mineure ou majeure
Si votre audit initial a été fait à distance pour cause sanitaire, celui-ci se fera sur site obligatoirement (sauf dans le cadre d'une évolution de la règlementation). Il consiste à vérifier si vous vous conformez bien à vos processus établis. Vous devez prouver et confirmer que votre système qualité est fonctionnel.
Celui-ci permet de renouveler votre certificat. Il doit être réalisé avant l'échéance de votre certificat actuel.
Celui-ci intervient dans le cadre d'un nouveau type d'action de formation que vous proposeriez. Il se base sur les mêmes principes que l'audit initial, mais se limite à votre domaine d'extension.
L’identification précise les objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations
Les conditions d’information du public sur les prestations proposées,
les délais pour y accéder et les résultats obtenus sont accessibles et mis à jour régulièrement
Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations
formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées
L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement
professionnel.
La qualification et le développement des connaissances et compétences
des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations
L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement
aux prestations mises en œuvre
L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités
d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre
Maintenant que vous avez plus d’informations, je vous propose de reprendre l’analyse SWOT réalisée ensemble lors de l’atelier et de la compléter par des actions directement liées avec ce que nous venons de voir. Si vous n’avez pas encore d’idées, ce n’est pas grave, nous aurons plusieurs occasions de revenir sur cette analyse. L’image ci-dessous vous présente un modèle. Tentez de remplir au moins une réponse par question.
Durée indicative de l’exercice : 20 à 40 minutes
Durée indicative de la tâche : 30 minutes à 1h
Vous l’aurez compris, pour accomplir les missions et réussir les audits, nous allons devoir se conformer à certaines règles fixées par les critères et indicateurs de la certification Qualiopi.
Vous vous demandez sûrement lesquels, un peu de patience nous y arrivons.
Nous allons dans les prochaines missions et quêtes, décrypter, décortiquer et traduire ces 7 critères, ainsi que ces 32 indicateurs pour vous préparer aux audits et vous apporter les compétences nécessaires afin de pérenniser votre activité, de la développer et d’ancrer un cycle d’amélioration continue et enfin d’investir en vous et en votre activité.
Chaque critère et indicateur amènent à produire des documents que ce soit sous forme d’articles ou pages web de votre site internet ; des documents de travail comme des processus, des procédures ou des documents de publication, des supports à destination de vos clients.
Pour bien commencer cette chevauchée administrative je vous propose de travailler sur une organisation. Tout d’abord, je vous conseille de dédier un dossier (sur votre ordinateur ou votre serveur) aux documents qui vont vous servir pour votre certification.
C’est ce dossier parmi tant d’autres sur votre ordinateur ou serveur.
En ouvrant celui-ci, on pourrait tomber sur une tonne de dossiers ou fichiers bien rangés pour gagner du temps parmi toutes les démarches administratives que vous devez réaliser. Notamment en premier Qualiopi.
Pour ma part j’aime bien ordonner mes dossiers dans l’ordre que je souhaite en utilisant un repère numéraire et non par ordre alphabétique. Tout dépend des envies.
Eh ! Si On … ouvrait ce dossier « 01_qualiopi » (clique sur l’onglet au-dessus qui porte le même nom)
Dans ce dossier on peut y trouver les sous-dossiers de votre choix. Je vous propose :
01_Formation
02_Communication
03_Amélioration continue
04_Parties prenantes
Eh ! Si On … ouvrait ce dossier « 04_Parties Prenantes » (clique sur l’onglet au-dessus qui porte le même nom)
Dans ce dossier on peut y trouver les sous-dossiers de votre choix. Je vous propose :
01_Certification
02_Prospects / Clients
03_Gestion
04_Commerce et marketing
05_Financeurs
06_Partenaires Handicap
Nous avons créé une bonne base de dossiers et sous-dossiers. Passons maintenant à l’outil le plus utilisé : le bloc-notes. Cependant, je vous propose d’utiliser un bloc-notes numérique comme Onenote ou EverNote pour rassembler vos sources, vos documents, le travail collaboratif et tout ce qui concerne cette certification. Nous alimenterons ces dossiers et ce bloc-note au fur et à mesure.
Comme je l’ai mentionné dans la vidéo, il est important de sensibiliser et/ ou mobiliser vos collaborateurs. Ce sont vos meilleurs atouts dans cette mission. Je vous invite à préparer une infographie sur ce sujet et également un espace collaboratif pour favoriser les échanges comme un MindMapping, un Bloc-note, un logiciel de gestion de projet comme Click Up, Wrike, combiné avec un logiciel collaboratif comme Microsoft Teams, Trello, Slack ou votre logiciel de gestion. Vous pouvez ainsi faire une répartition des tâches et gérer votre projet en mode collaboratif.
Vous pouvez utiliser d’autres outils. Cela peut être, une checklist, un caneva, un MindMapping (en logiciel de MindMapping, j’utilise Xmind) ou votre logiciel de gestion (de projet, de formation). Le principal est d’avoir un environnement propice permettant de rassembler vos documents de façon organisée pour optimiser votre temps, celui de l’auditeur, de vos collaborateurs. Gardez à l’esprit que le premier audit peut être à distance pour des raisons de situation d’urgence sanitaire. Il est donc fortement conseillé d’avoir vos documents numérisés.
L’atelier complémentaire est l’occasion parfaite pour faire une micro formation sur le logiciel de votre choix présenté dans ce cours
Durée indicative de l’exercice : 20 min,utes
Durée indicative de l’exercice : 30 minutes à 1 h
Je vous propose un parcours avec Klaxoon pour tester vos connaissances, clôturer votre mission et noter, commenter cette première mission. Cliquez sur l'icône à gauche pour accéder au quiz.
Un rôle de chevalier ne serait pas captivant s’il n’y avait pas de temps à respecter pour pimenter l’affaire. Alors voici un petit défi de 3 mois pour avancer dans vos quêtes et planifier votre certification. Vous retrouverez ce petit décompte régulièrement lors de votre parcours.
OF pour Organisme de Formation
OPCO pour OPérateur de Compétences
COFRAC pour Comité Français d'Accréditation
Nouvel entrant : C'est un organisme de formation qui n'a pas encore vendu et animé de formation
CFA pour Centre de Formation Apprentissage
