Cette mission consiste à remplir trois quêtes correspondants aux critères 1 et aux indicateurs 1,2 et 3 du référentiel Qualiopi.
Le critère étant : Les conditions d’informations du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus sont accessibles, datés et actualisés.
Pour commencer ce chapitre, je vous propose de choisir une formation que vous maîtrisez facilement ; elle représentera notre fil rouge pour remplir les conditions des critères qualité Qualiopi.
Pour répondre à ce critère, nous allons devoir reprendre la construction de l’offre de formation. Je vous recommande de vous munir de votre cahier des charges, du catalogue ou de la fiche de formation, ou tout document vous permettant d’avoir les informations internes et externes de votre formation. Ce sera notre base de travail.
Cet indicateur porte sur la structure de votre programme de formation dans le but de présenter toutes les informations nécessaires à votre futur apprenant de façon détaillée et limpide pour faciliter son choix.
Dans le schéma ci-dessous vous trouverez toutes les mentions obligatoires à faire paraître sur votre offre de formation.
Votre formation doit être référencée par un code interne de votre choix .
La référence peut être automatique (au paramétrage de votre ERP / LMS) ou manuellement ajoutée. Le principal est qu’elle soit visible pour votre « prospect* »
Par exemple pour cette formation EH ! Si On …
La référence est : FRFehsionCQDA
Son nom est : Eh ! Si On … répondait aux critères qualité.
Un petit paragraphe pour expliquer les grandes lignes de votre formation.
Par exemple :
Dans ce parcours, vous allez trouver des vidéos, des exercices et des quiz afin d’accomplir vos missions et de construire votre démarche d’amélioration continue.
Créez, justifiez et répondez, à votre rythme étape par étape, aux critères de qualité selon les exigences des référentiels Datadock et Qualiopi.
Le but étant d’apporter une vision clair de votre formation en quelques lignes pour vos futur apprenants
la durée totale de la formation (jours / heures) doit être indiquée.
De même, la durée de formation doit être mentionnée, si elle est spécifique (Présentiel, distanciel, mixte / e-learning, micro learning, MOOC SPOOC et je ne vais pas tous les citer).
Vous pouvez ajouter par modules, séquences si vous avez un programme e-learning / micro-learning spécifique.
Ce sera vivement apprécié.
Vous devez indiquer les dates butoirs d’inscriptions à vos formations. Les dates de formation fixées (début et fin de formation).
Vous pouvez par exemple, indiquer un agenda sur votre site web
Quels sont les bénéfices supplémentaires à suivre votre formation ?
Par exemple : Vous pouvez mette en avant la particularité de votre formation, si elle suit une méthodologie innovante, spécifique pour réussir dans un domaine.
Cela peut être également une modalité gagnante.
Le but étant de montrer l’intérêt que l’apprenant à de vous choisir et de se démarquer des autres organismes
La mention obligatoire est le prix de la formation (HT*, TTC/*.
Si vous avez une échelle de prix (par formation, par personne, par groupe) il faut indiquer celle-ci.
Exemple :
un abonnement de X€ par mois
Un forfait de X€ par formations /modules
Si c’est sur devis, il faut indiquer clairement les conditions.
Une personnalisation sur devis
Tout dépend de la formule que vous avez définie lors de la construction de votre cahier des charges.
Le format : Individuel ou par Groupe dont voici des exemples :
individuel : toutes personnes confondus ou s’il y a des conditions
Les groupes sont :
Intra-entreprise
Inter-entreprise
Particuliers :
Par branche /
Groupe homogène ou pas homogène. Si cela n’a pas d’importance
Le nombre d’accueils, c’est le nombre de « stagiaires » apprenant que vous autorisez ou que vous avez prévues pour cette formation.
Par exemple : Si une formation est en groupe, combien de personne acceptez-vous dans ce groupe
Pour les groupes Eh ! Si On … je limite les groupes entre 3 à 5 personnes.
Indiquez votre cible :
Quel est le public cible de votre formation ?
Exemple : Cette formation Eh ! Si On … est à destinations des acteurs du domaine de formation ; en particulier les personnes s’occupant de la certification Qualiopi
Pour accéder à votre formation.
Quelles sont les connaissances, compétences nécessaires ?
Doit-on avoir un niveau en particulier, un diplôme, avoir suivi un cours en amont ? etc…
Quel est le matériel nécessaire ?
Avons-nous besoin d’un équipement en particulier ?
Cela peut-être un ordinateur, une machine, un outil, un logiciel …
Quel est le processus d’accès à votre formation ?
Comment gérez-vous les inscriptions ?
Par quelles étapes votre futur apprenant doit-il passer pour suivre votre formation ? et vous par quelles étapes vous passerez pour prendre votre décision ?
Cela peut être une préinscription par formulaire, mail, un entretien présentiel ou distanciel, (téléphonique, en viso-conférences, en vidéo etc…) Mais aussi par un audit afin d’adapter la formation ;
Vous devez prendre en compte les problématiques et les objectifs mis en avant par votre futur apprenant (à cette étape, c’est encore un prospect*) et pouvoir proposer un parcours personnalisé.
Une courte présentation du formateur. Par exemple
Une biographie de quelques lignes sous forme éditoriale est appréciée.
Un lien vers un Linkedin aussi.
Les informations du formateur ; du responsable de formation, des inscriptions, du suivi ; le référent de la formation (interne ou externe), le référent handicap
Nom/ prénom au minimum ; les coordonnées de contact
Un contact privilégié est très apprécié également.
Les objectifs stratégiques / opérationnels / pédagogiques sont des mentions obligatoires
Les objectifs doivent être choisis en fonction de votre cible
Un dirigeant aura deux intérêts, la stratégie et la pédagogie, si c’est pour lui.
Un manager aura des intérêts différents si c’est pour son équipe, il sera axé sur les objectifs opérationnels et les compétences apportées par la formation.
Votre apprenant regardera toujours en premier les compétences que cela va lui apporter.
Veillez à ce qu’elles soient en avant. N’oubliez pas de penser à toutes vos cibles potentielles;
Pour déterminer les objectifs et les formaliser, vous pouvez vous aider des taxonomies*.
Ce sont les méthodes et moyens mobilisés pour votre formation.
Vous devez décrire en quelques lignes, ce que vous proposez et comment vous allez vous y prendre pour garantir la réussite de la formation.
Donnez des exemples de méthodologie pédagogique que vous utiliserez (la mise en situation, présentation magistrale, les questions/réponses, mais encore l’accessibilité, les supports et outils) L’équipe, les innovations que vous mettrez à disposition, etc …
Quels sont les outils, logiciels que vous allez utiliser pour votre formation ?
Par exemple : cela peut être un logiciel de réunion (Zoom, Skype, discord / de prise en main à distance Anidesk, Teamwiever, etc… GPAO (production assisté), les solutions de travail collaboratif (Microsoft Team, Trello, Slack…)
Qu’avez-vous prévu comme évaluations ? (diagnostics*, formatives*, sommatives*)
Par exemple :
La diagnostics est l’évaluation des prérequis
La formative et la sommative sont les évaluations pendant votre formation afin de vérifier et / ou sanctionner les connaissances, compétences acquises lors de votre formation, elles peuvent prendre plusieurs formes ( exercices, questionnaire, mise en situation, activités, etc..
(on l’appel aussi l’évaluation à chaud)
La dernière évaluation est celle de vos formateurs et de votre organisme, celle-ci intervient en fin de session et/ou plusieurs semaines après la formation.
Attention, l’auditeur demandera des preuves de vos évaluations.
Vous devez indiquer quelles sont les modalités d’accessibilité de votre formation au handicap
Par exemple :
Comment adaptez-vous les méthodes pédagogiques, les supports ? Avez-vous recours à des personnes interne ou externe spécialisées ? si oui n’oubliez pas de présenter ces personnes
Vous devez mettre à disposition de prospect et client les conditions générales de vente de la formation
Elles peuvent être intégrées à votre offre ou catalogue, mais aussi répétées sur votre devis, facturation de manières automatiques par votre (CRM/ERP*, logiciel de gestion de fomation)
Ce sont des indicateurs que nous traiterons dans la quête 2 pour l’indicateur 2 de Qualiopi
Vous devez annoncer les résultats obtenus de votre formation.
Par exemple :
Cela peut être un petit tableau ou graphique de statistique avec des taux d’accès et de réussite, de retour de satisfaction, d’insertion professionnel après la formation ;
Tout indicateurs permettant à l’apprenant ou pour vous de se faire une idée d’avenir et prouvant que votre formation fonctionne et a du succès.
Nous verrons cette partie plus en détail dans la quête 2 ci-dessous.
Ce sont des indicateurs que nous traiterons dans la quête 3 pour l’indicateur 3 de Qualiopi.
Si votre formation conduit à une certification professionnelle, vous devez annoncer le taux d’obtentions, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.
Sans oublier de mettre à jours ces données.
Cela peut prendre forme d’une suite ou d’un complément de l’indicateur 2.
Nous verrons cette partie plus en détail dans la quête 3 ci-dessous.
La liste des mentions obligatoires est longue. Celle des documents et supports que vous pouvez présenter à votre auditeur et vos futurs apprenants l’est tout autant.
Tout d’abord, il convient de préparer votre document de travail. Cela peut être un modèle type que vous allez reprendre à chaque formation, ou bien un canevas sur votre logiciel de gestion ou bureautique afin de vérifier que toutes les formations et supports respectent les mentions obligatoires.
Vous pouvez aussi être créatif en utilisant des outils auteurs pour proposer des contenus innovants sur ce sujet à caractère rigide.
Pour ma part j'ai créé une vue d'ensemble sur OneNote car il me permet une double utilisation. C'est à la fois un modèle que je peux utiliser pour mes constructions de formation. Puis avec les cases à cocher ; je peux marquer si la mention est OK, je peux aussi commenter, le partager pour un travail collaboratif sur ce document et / ou créer le document définitif comme le cahier des charges de la formation.
Construisez votre document de travail, votre grille d’évaluation des formations et des supports permettant de vérifier le respect des mentions obligatoires.
Il est très important de prendre en compte dès maintenant, les spécificités liées à l’accueil des personnes en situation de handicap.
Quels sont vos conditions d’accès, vos solutions de services ?
Vous pouvez ajouter une « section » à votre cahier des charges.
Vous devez avoir à disposition votre dossier d’accessibilité (pour l’organisme accueillant les apprenants sur site) ; Si votre dossier présente des points « non-conforme », vous devez l’accompagner d’un plan d’actions, faire les déclarations et demandes de dérogations nécessaires.
Un registre d’accessibilité doit être disponible et clairement identifié dans votre offre.
Pour les autres organismes de formation sans site d’accueil, le registre peux suffire* (information en cours de vérification).
Voici un exemple de registre que je trouve bien conçus pour démarrer et se poser les bonnes questions.
Cliquez sur l'icône pour accéder au "guide aide registre public d'accessibilité"
du ministère de la Transition écologique et solidaire.
J’espère que l’importance de l’organisation que je mets en avant dans la mission 1 est maintenant davantage illustrée et réelle pour vous à présent.
Dans le cadre, d’un travail collaboratif, je vous invite à faire un document compréhensible de tous avec des indications d’utilisations et de suivi pour permettre de pérenniser le travail que vous avez effectué.
Dans tous les cas, Il faut veiller a ce que vos documents soient disponibles et encore en fonction lors des prochains audits comme la surveillance et le renouvellement. Vous devez prouver que vous avez mis en place un processus viable et que vous l’utilisez
Pour répondre à ce critère, nous allons devoir reprendre ou mettre en place la collecte et l’analyse d’indicateurs de résultats de formation. À vos documents et logiciels ! Qu’avez-vous à portée de main ? Sur ce sujet.
Si vous n'avez pas encore d'indicateurs ce n'est pas grave, il faut simplement les prévoir pour l'audit initial ; Puis les remplir et les diffuser pour l'audit de surveillance.
Vous l’aurez compris, nous avons des indicateurs pouvant provenir de plusieurs sources. Il est recommandé de faire votre tableau de bord afin de pouvoir analyser l’ensemble de ceux-ci et pouvoir les reporter facilement sur vos documents et supports.
Construisez votre tableau de bord, vous permettant d’avoir les indicateurs à votre disposition. Attention
Durée indicative de l’exercice : 40 minutes à 1h
Un rôle de chevalier ne serait pas captivant s’il n’y avait pas de temps à respecter pour pimenter l’affaire. Alors voici un petit défi de 3 mois pour avancer dans vos quêtes et planifier votre certification. Vous retrouverez ce petit décompte régulièrement lors de votre parcours.
Prospect - personne intéressée par votre offre, ne faisant pas encore partie de votre clientèle
OPCO pour OPérateur de COmpétences
COFRAC pour Comité Français d'Accréditation
Outils auteurs - ce sont les outils numériques permettant de mettre en forme, d'enrichir, d'assembler et organiser vos formations.
